작업지시서, 전화로 받은 일을 기사님께 넘길 때 쓰는 양식

전화로 에어컨 설치나 배관 수리 일을 받으면, 직접 가지 않는 날에는 기사님께 일을 넘겨야 합니다. 그런데 막상 넘기려고 하면 "주소가 몇 동이었지? 고객이 몇 시 이후에 오라고 했더라?" 하고 통화를 다시 떠올리게 돼요. 한두 개가 빠지면 기사님이 현장에서 다시 전화하게 됩니다.

이 글에서는 전화로 받은 일을 작업지시서로 넘길 때 꼭 들어갈 칸과 바로 쓸 수 있는 양식, 그리고 통화 내용을 다시 적지 않는 방법을 정리했어요.

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1. 작업지시서가 있으면 달라지는 것

• 현장에서 다시 묻지 않기: 주소·증상·고객 요청이 적혀 있으면 기사님이 고객에게 같은 걸 또 묻지 않아도 돼요.
• 준비물 빠뜨리지 않기: 어떤 기기, 어떤 부품이 필요한지 미리 알면 두 번 걸음하지 않습니다.
• 말이 엇갈릴 때: 무엇을 하기로 했는지 적어 두면 "그건 안 하기로 했잖아요" 같은 상황에서 확인할 수 있어요.

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2. 꼭 들어갈 6칸 (양식)

칸은 이 정도면 충분해요. 금액은 견적이 정해진 뒤에 따로 적는 편이 헷갈리지 않습니다. 작업이 끝난 뒤 기록은 「현장 사장님 업무일지, 매일 다시 쓰지 않는 방법」의 양식과 이어서 쓰면 됩니다.

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3. 넘기기 전에 이것만

• 주소와 시간은 그 자리에서: 통화 중에 들은 주소·시간은 기억에 기대지 말고 바로 적으세요.
• 고객 말 그대로 한 줄: "물이 바닥으로 샌다"처럼 고객이 한 말을 한 줄 남기면 기사님이 상황을 더 잘 짐작해요.
• 전화 상담 기록과 나누기: 문의만 받고 아직 일이 정해지지 않았다면 작업지시서 대신 상담일지에 남기세요. 방법은 「상담일지, 전화 상담이 많은 사장님은 이렇게 쓰세요」에 있어요.

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4. 통화가 작업지시서 초안이 되게, 키퍼 AI

키퍼 AI는 녹음된 통화를 골라 저장하면 요약과 전문을 만들어 드려요. 요약에는 어느 현장에서 무슨 일로 온 전화인지, 고객이 무엇을 원했는지가 남아서 작업지시서의 "고객·장소", "작업 내용", "현장 상태" 칸을 옮겨 적기만 하면 됩니다.

통화에서 정한 일은 할 일(앱에서는 To Do)로 정리돼요. 작업지시서의 "확인할 것" 칸은 여기서 가져오면 됩니다. 할 일 목록을 쓰는 방법은 「사장님 투두리스트, 전화에서 생긴 일까지 챙기는 법」에 정리했어요.

정확한 말이 필요하면 전문을 열어 확인하세요.

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알아 두세요

• 키퍼 AI는 안드로이드 휴대폰에서 쓸 수 있어요. 아이폰은 지원하지 않습니다.
• 통화 내용을 정리하려면 휴대폰의 통화 녹음이 켜져 있어야 해요. 켜는 법은 「갤럭시 통화 자동녹음」에 있어요.
• 작업지시서를 기사님께 보내는 기능은 없어요. 요약을 보고 작업지시서에 옮겨 적어 전달해 주세요.
• 요약과 전문도 주소·날짜·금액처럼 중요한 부분은 한 번 더 확인해 주세요.
• 통화 녹음과 음성 정보는 관련 법령과 업무 규정, 상대방에게 알리거나 동의를 받아야 하는지를 확인하고 이용해 주세요.