문의 전화가 하루에 여러 통 오면, 저녁에 상담일지를 펴고 "아까 그 고객이 언제 와 달라고 했더라?" 하고 기억을 더듬게 됩니다. 통화할 때는 분명히 들었는데, 몇 통 지나면 내용이 섞여요.
이 글에서는 전화 상담을 상담일지로 남길 때 꼭 들어갈 칸과 바로 쓸 수 있는 양식, 그리고 통화가 끝난 뒤 다시 적지 않는 방법을 정리했어요.
1. 사장님에게 상담일지가 필요한 이유
- 약속 지키기: 방문 날짜, 견적 금액, 다시 연락할 날처럼 통화에서 정한 것을 놓치지 않아요.
- 두 번 묻지 않기: 같은 고객이 다시 전화했을 때 지난 상담 내용을 바로 보고 이어서 말할 수 있어요.
- 말이 엇갈릴 때: "그때 그렇게 말씀하셨잖아요"라는 상황에서 확인할 기록이 됩니다.
2. 꼭 들어갈 5칸 (양식)
| 칸 | 적는 것 | 예시 (가상) |
|---|
| 날짜 | 상담한 날 | 11월 4일 |
| 고객 | 이름이나 상호, 현장 | 성수동 카페 |
| 문의 내용 | 무슨 일로 전화했는지 | 주방 배수구 막힘 |
| 안내·정한 것 | 내가 말한 것, 함께 정한 것 | 출장비 안내, 목요일 오전 방문 |
| 다음 할 일 | 남은 일과 날짜 | 수요일에 방문 시간 다시 확인 |
칸은 이 정도면 충분해요. 칸이 많으면 바쁜 날 결국 비워 두게 됩니다. 현장 작업까지 함께 남기고 싶다면 「현장 사장님 업무일지, 매일 다시 쓰지 않는 방법」의 6칸 양식을 같이 써 보세요.
3. 몰아 쓰지 않으려면
- 통화 직후 한 줄: 전화를 끊자마자 "안내·정한 것" 한 줄만 적어 두면 저녁에 다시 떠올릴 필요가 없어요.
- 숫자는 그 자리에서: 날짜·시간·금액·주소는 기억에 기대지 말고 바로 적으세요.
- 통화 녹음 활용하기: 녹음이 있다면 헷갈리는 부분만 다시 확인하면 됩니다. 요약에 꼭 남아야 할 내용은 「통화 요약, 사장님에게 꼭 남아야 할 네 줄」에 정리했어요.
4. 통화가 상담일지 초안이 되게, 키퍼 AI
키퍼 AI는 녹음된 통화를 골라 저장하면 요약과 전문을 만들어 드려요. 요약에는 무슨 일로 온 전화인지와 정한 내용이 남아서, 상담일지의 "문의 내용"과 "안내·정한 것" 칸을 옮겨 적기만 하면 됩니다.
통화에서 정한 일은 할 일(앱에서는 To Do)로 정리돼요. 상담일지의 "다음 할 일" 칸은 여기서 가져오면 됩니다.
정확한 말이 필요하면 전문을 열어 확인하세요. 전문을 녹취록 초안처럼 쓰는 방법은 「녹취록 작성, 통화 녹음을 받아 적기 전에 알아 둘 3가지」에 있어요.
알아 두세요
- 키퍼 AI는 안드로이드 휴대폰에서 쓸 수 있어요. 아이폰은 지원하지 않습니다.
- 통화 내용을 정리하려면 휴대폰의 통화 녹음이 켜져 있어야 해요. 켜는 법은 「갤럭시 통화 자동녹음」에 있어요.
- 요약과 전문도 날짜·금액처럼 중요한 부분은 한 번 더 확인해 주세요.
- 통화 녹음과 음성 정보는 관련 법령과 업무 규정, 상대방에게 알리거나 동의를 받아야 하는지를 확인하고 이용해 주세요.
