견적서 작성법, 부가세와 유효기간까지 꼭 넣을 다섯 칸

전화로 견적 문의를 받고 나면 견적서를 써서 보내야 하죠. 그런데 막상 쓰려고 하면 칸마다 무엇을 적어야 할지, 부가세는 따로 적어야 하는지, 유효기간은 꼭 넣어야 하는지 헷갈립니다. 빠진 칸이 있으면 고객이 다시 묻고, 그 사이에 다른 곳으로 가기도 해요.

이 글에서는 견적서에 꼭 넣을 다섯 칸과 사장님들이 자주 빠뜨리는 항목을 정리하고, 통화에서 들은 내용을 견적서로 옮기는 방법을 소개합니다.

‍

1. 견적서에 꼭 넣을 다섯 칸

칸	이렇게 적어요
받는 곳과 현장	고객 이름이나 상호, 작업할 장소를 적어요. 받는 사람과 현장이 다르면 둘 다 적어요.
품목과 수량	"에어컨 수리"처럼 뭉뚱그리지 말고 "스탠드 에어컨 1대 점검과 수리"처럼 무엇을 몇 개, 어떤 작업을 하는지 적어요.
금액과 부가세	공급가액과 부가세를 나눠 적거나, 적어도 "부가세 포함"인지 "부가세 별도"인지 밝혀요.
유효기간	"견적일로부터 ○일"처럼 이 금액이 언제까지인지 적어요.
보내는 사람	상호, 사업자등록번호, 연락처를 적어요. 거래처에 따라 도장을 찍어 달라고 하기도 해요.

다섯 칸이 다 있으면 고객이 견적서만 보고도 무슨 일을, 얼마에, 언제까지 해 주는지 알 수 있어요. 그래야 "이거 부가세 포함이에요?" 같은 질문 없이 바로 결정할 수 있습니다.

‍

부가세 표시: 금액만 적어 두면 고객은 부가세가 포함된 금액으로 읽기 쉬워요. 나중에 부가세를 더 받으려고 하면 다툼이 생깁니다. 처음부터 포함인지 별도인지 적어 두세요.
유효기간: 자재값이 바뀌는 업종이라면 특히 필요해요. 몇 달 뒤에 "그때 견적대로 해 달라"는 말을 듣지 않으려면 기간을 적어 두세요. 기간은 업종과 자재에 맞게 사장님이 정하면 됩니다.
포함하지 않는 것: 출장비, 폐기물 처리, 추가 자재처럼 견적에 들어가지 않는 것은 "별도"라고 한 줄 적어 두세요. 현장에서 생기는 추가 비용 이야기가 훨씬 쉬워져요.

견적서를 보냈는데 고객이 다시 보내 달라고 하는 일이 잦다면 「"견적서 다시 보내주세요" 이 말, 하루에 몇 번 듣고 계신가요?」도 함께 읽어 보세요.

‍

통화에서 이 네 가지를 물어 두면 견적서를 쓸 때 다시 전화할 일이 줄어요. 전화로 받은 문의를 정리하는 양식은 「상담일지, 전화 상담이 많은 사장님은 이렇게 쓰세요」에, 받은 일을 기사님께 넘기는 양식은 「작업지시서, 전화로 받은 일을 기사님께 넘길 때 쓰는 양식」에 정리했어요.

‍

견적서를 쓰려고 앉으면 "그 고객이 몇 대라고 했더라, 어디 매장이었더라" 하고 통화를 다시 떠올리게 됩니다. 문의 전화를 하루에 여러 통 받으면 더 그래요.

키퍼 AI는 녹음된 통화를 골라 저장하면 요약과 전문을 만들고, 통화에서 정한 일은 할 일(앱에서는 To Do)로 정리해 드려요. 견적서의 받는 곳과 현장, 품목과 수량은 요약을 보고 옮겨 적으면 됩니다. 금액은 사장님이 정해서 적어요.

키퍼 AI가 견적서를 대신 써 주거나 고객에게 보내 주지는 않아요. 요약은 견적서를 쓸 때 다시 전화하지 않도록 들은 내용을 남겨 두는 용도예요. 통화 녹음을 켜는 방법은 「갤럭시 통화 자동녹음, 사장님은 어떤 번호까지 켜야 할까요?」에 있어요.

‍